Was ist Projektmanagement?
Bevor wir uns in die Welt der Projektmanagement-Tools stürzen, werfen wir einen Blick auf das Wesen des Projektmanagements selbst. Projektmanagement umfasst die Planung, Durchführung, Steuerung und den Abschluss eines Projekts sowie die damit verbundenen Managementleistungen. Das Ziel? Ein Projekt so effizient, kostengünstig, termingerecht und mit dem bestmöglichen Ergebnis durchzuführen. In großen Unternehmen haben Projektmanagerinnen und Projektmanager oft eine dedizierte Rolle, während in kleineren Organisationen Teamleiterinnen und Teamleiter oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Aufgaben übernehmen.
Der Unterschied zwischen klassischem und agilem Projektmanagement
Es gibt verschiedene Ansätze zum Projektmanagement, aber zwei dominieren die Szene: das klassische und das agile Projektmanagement. Im klassischen Ansatz wird der Umfang des Projekts fest definiert, und Aufwand sowie Zeit werden angepasst, um das Ziel zu erreichen – ein plangetriebener Ansatz. Im Gegensatz dazu dreht das agile Projektmanagement dieses Konzept um. Hier sind Aufwand und Zeit festgelegt, und der Umfang wird flexibel angepasst, wenn sich die Anforderungen ändern.
Warum ist ein Projektmanagement-Tool sinnvoll?
Projektmanagement ist grundsätzlich auch ohne Software möglich. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektziele können mit Pinnwänden, Flipcharts und Klebezetteln visualisiert werden. Aber je komplexer und größer ein Projekt wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Und sobald Stakeholder an verschiedenen Orten arbeiten, wird Projektmanagement ohne Software nahezu unmöglich.
Die Vorteile von Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Tools bieten eine Fülle von Vorteilen:
- Zentrale Organisation: Es lassen sich ein oder mehrere parallel laufende Projekte zentral organisieren und steuern.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Kommunikationstools ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams und Mitarbeitenden.
- Ortsunabhängige Kooperation: Selbst wenn Teammitglieder und Stakeholder an verschiedenen Orten arbeiten, können sie problemlos zusammenarbeiten.
- Echtzeit-Monitoring: Es besteht jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Projekt-Kennzahlen (KPIs).
- Zugriff von überall: Projektinhalte sind von jedem Desktop- und Mobilgerät aus abrufbar.
- Zeitersparnis: Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Projektcontrolling lässt sich viel Zeit sparen.
- Standardisierte Prozesse: Es lassen sich standardisierte Prozesse bei der Projektdurchführung etablieren, was die Effizienz steigert.
- Höhere Arbeitseffizienz: Das Ergebnis? Eine schnellere Erreichung der Projektziele und eine geringere Fehleranfälligkeit im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Methoden.
Die Wahl des richtigen Tools
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Lösung beginnt immer mit den Fragen: Was brauchen wir eigentlich? Was erwarten wir von einem Tool? Was kostet uns das?
Die Komplexität des Projekts, ob es innerhalb eines Teams oder cross-funktional bearbeitet wird und ob es sich um ein einmaliges Projekt oder ein langfristiges Produkt handelt, sind entscheidende Faktoren bei der Auswahl. Welche Projektmanagement-Software für Sie geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Anbieter von Projektmanagement-Lösungen miteinander zu vergleichen. Dabei und bei der Integration helfen wir Ihnen gern.
